Opinión

¿Dónde enfocar los gastos en tecnología de un despacho legal en los próximos meses?

Durante los últimos dos años, el ritmo de adopción de tecnología se aceleró a medida que las empresas se movieron para automatizar sus prácticas para el trabajo remoto y la práctica virtual. Nos preguntamos qué herramientas o iniciativas podrían abrir las pequeñas empresas para el próximo año.

Así que preguntamos a nuestros expertos: ¿En qué creen que los pequeños bufetes de abogados deberían (o no deberían) gastar su dinero en tecnología en 2022?

Aquí hay algunos excelentes consejos de año nuevo de Julie Bays, Brett Burney, Tom Lambotte, Sharon Nelson y John Simek, Catherine Sanders Reach, Camille Stell y Juda Strawczynski.

Alcance de Catherine Sanders: Primero, revise lo que funciona y lo que no

En 2020 y 2021, es posible que su empresa haya tenido que hacer muchos cambios rápidamente para cumplir con la nueva normalidad remota. Para 2022, es hora de revisar: ¿Qué funciona y qué no?

¿Sigues usando un servidor de archivos y la gente accede a él con una VPN? ¿Está utilizando versiones antiguas de Microsoft Office y Adobe Acrobat? Actualice a Microsoft 365 para obtener un servidor de archivos basado en la nube, además de versiones actualizadas del paquete de Office. Sí, pagará por usuario al mes, pero no pagará por el mantenimiento y las actualizaciones (ni ignorará los que corra un riesgo de seguridad).

¿Qué tal tu sistema telefónico? ¿Sigues usando un PBX o PBX híbrido, y no estás enamorado de la torpeza y la falta de funciones modernas que ofrece tu sistema telefónico? Es hora de pasar a un PBX basado en la nube. Hay muchas opciones de RingCentral y 8 × 8 . O elija ZoomPhone o Microsoft 365 Business Voice . Obtendrá muchas más funciones telefónicas, además de videoconferencias, mensajes de texto comerciales, e-fax y más.

La cuestión es comenzar a pensar en cómo puede aprovechar la nube para las operaciones básicas del día a día y hacer más con menos (hardware).

Catherine Sanders Reach  (@catherinereach) es directora del  Center for Practice Management de la Asociación de Abogados de Carolina del Norte, y proporciona tecnología para la práctica y asistencia administrativa. Fue copresidenta de la Junta de Planificación de ABA TECHSHOW 2020. Anteriormente fue Directora del Centro de Recursos de Tecnología Legal de la Asociación de Abogados de Estados Unidos durante más de 10 años y fue una de las primeras 50 Fastcase.

Juda Strawczynski: Termine el cambio a en línea y gaste en estabilizar sus sistemas

Para 2022, los abogados y bufetes de abogados deberían analizar detenidamente dónde se encuentran en su viaje tecnológico y establecer un presupuesto razonable para llegar al siguiente nivel.

Los abogados y las firmas deben tener una presencia en línea suficiente y una práctica habilitada por la tecnología para atender a los clientes, que generalmente esperan trabajar con su abogado en línea. El objetivo es asegurarse de tener las herramientas para llevar a un cliente de manera efectiva desde la incorporación hasta la finalización del anticipo en línea. Esto significa asegurarse de que su plataforma tecnológica le permita comunicarse, compartir información y documentos, firmar documentos, facturar, aceptar pagos y despedirse, todo en línea.

Aquellos que no han comenzado sus transformaciones digitales deberían hacerlo en 2022. Aquellos que cambiaron a sistemas híbridos o en línea en 2020 y 2021 deberían refinar sus sistemas para llegar al siguiente nivel.

¿Qué significa esto en la práctica y para su presupuesto?

Concéntrese primero en las personas, luego en los procesos y luego en la tecnología. No permita que la tecnología (y el gasto en tecnología) lo lleven a productos costosos que pueden no resolver sus necesidades. Comience con sus clientes y su personal para identificar los puntos débiles actuales y visualice lo que le gustaría ver para un flujo de trabajo fluido. Trabaje con su equipo (o si es un verdadero solitario, hable con sus compañeros) para identificar los elementos imprescindibles para ejecutar su práctica desde su computadora portátil, con los documentos listos.

Comience con lo que tiene, luego considere lo que necesita:

  • Tus necesidades físicas y hardware. Si todavía está trabajando con una configuración de oficina improvisada y hardware improvisado de la primera ola de COVID-19, considere las actualizaciones que brindarán comodidad y una mayor productividad. Ya sea un escritorio de pie, un auricular nuevo, una computadora portátil, un escáner o un monitor nuevo, considere estas piezas de costo relativamente menor como inversiones en su consultorio y en usted mismo (o en su equipo).
  • Funciones existentes. Para muchos abogados, es posible que ya tenga las soluciones tecnológicas que necesita dentro de su conjunto de servicios existente, o que sean complementos relativamente fáciles y de bajo costo. Por ejemplo, si es un usuario de Microsoft que busca desarrollar listas de verificación y flujos de trabajo, explore Teams. Si desea un portal de cliente, explore SharePoint.

En pocas palabras, comience con quién y qué tiene. Es probable que su mayor inversión en 2022 se gaste en tiempo y capacitación. Sus nuevas soluciones tecnológicas incrementales pueden llevarlo a su siguiente nivel, sin arruinarse. ¡Buena suerte!

Juda Strawczynski  (@JStrawczynski) es directora de  practicePRO , la innovadora iniciativa de gestión de riesgos y reclamaciones de Lawyers ‘Professional Indemnity Co. Antes de unirse a LAWPRO, fue abogado de políticas en la Law Society of Ontario y ejerció el litigio con un enfoque en responsabilidad profesional, derecho público y disputas civiles.

Brett Burney:  invierta en formación y equipos más eficientes

Independientemente de cómo se sienta acerca de las máscaras, vacunas o impuestos, todavía no hemos terminado con todo, pero aún tenemos que hacer un trabajo rentable. Gaste su dinero ganado con tanto esfuerzo en equipos que mantendrán su práctica funcionando de forma remota y luciendo brillante. Aquí tienes algunas ideas.

Ordenadores portátiles. Si una computadora portátil tiene tres o cuatro años, es hora de actualizarla. Será más eficiente porque no tendrá que esperar a que el software se cargue o responda. (Su tiempo es valioso). También existe el beneficio intangible de una “cosa nueva y brillante” que entusiasma a la gente.

Herramientas de video. Obtenga una mejor cámara web como la Logitech C920x  ($ 60), un mejor micrófono como el Blue Snowball iCE ($ 40) y una luz como la Bekada LED  ($ 19) para que no parezca un zombi en una caja de Zoom.

365. Si aún no tiene una suscripción a Microsoft 365 Business , deje de evitarla y acepte la realidad de cómo todos usamos el software de Microsoft Office en la actualidad. Por lo general, recomiendo la suscripción “Business Standard” para la mayoría de los despachos de abogados ($ 150 por usuario por año).

Protección de contraseña. Haga obligatorio que todos en su oficina usen un administrador de contraseñas. Esto no es para “ayudarlo” a recordar las contraseñas, es para que pueda cambiarlas rápidamente cuando las cuentas se vean comprometidas. Las principales recomendaciones incluyen 1Password y LastPass  ($ 72 a $ 96 por usuario por año para cuentas comerciales).

Y asegúrese de invertir en la parte de “personas”. Invierta tiempo y dinero en capacitación obligatoria para todos en su oficina para aprender cómo usar mejor Zoom, ser más eficiente con Microsoft Office y estar más seguro con el administrador de contraseñas que elija.

Brett Burney  ( @BBurney ) es director de  Burney Consultants LLC , una práctica independiente de consultoría en tecnología legal. También es un codiciado entrenador y presentador para abogados que buscan integrar  Mac y iPads en su práctica . Brett fue presidente de la Junta de Planificación de ABA TECHSHOW y un orador popular sobre tecnología legal.

Camille Stell: agregue un CRM que ahorra tiempo a su kit de herramientas

El gasto en tecnología es como el gasto en marketing: sé que obtengo resultados, pero ¿de qué aplicación?

Mi recomendación para su kit de herramientas tecnológicas de 2022 es una herramienta de gestión de relaciones con el cliente, o CRM.

Los CRM ayudan a los abogados a organizar a los clientes actuales, así como a los clientes objetivo y las fuentes de referencia, lo que le permite cultivar regularmente estas valiosas relaciones. Con un CRM, no hay más tiempo perdido creando listas de correo, creando una lista de clientes actual o recordando quién asistió a su jornada de puertas abiertas antes de Covid-19. Puede programar y enviar alertas y boletines informativos fácilmente, así como crear un plan estratégico para reuniones en persona o virtuales.

El uso de un CRM puede ahorrar tiempo al eliminar redundancias, como ingresar la misma información en varios lugares para la recepción de clientes en lugar de la facturación del cliente.

¿Qué herramienta elegir?

Si es usuario de Clio, investigue Clio Grow, que le permite automatizar su proceso de admisión, programar consultas y aceptar pagos en línea. Otros productos legales específicos que obtienen críticas positivas incluyen Lawmatics , Litify  y PracticePanther.

Las herramientas tecnológicas de CRM fuera de lo legal, como Hubspot o Salesforce, pueden requerir un poco más de esfuerzo para configurar y eliminar redundancias. Sin embargo, al utilizar un producto como Zapier, que permite la integración de varias aplicaciones web, puede hacer que su Hubspot CRM se comunique con el software de administración de su consultorio en poco tiempo.

Camille Stell  (camille@lawyersmutualconsulting.com) es presidenta de  Lawyers Mutual Consulting & Services y especialista en trabajar con abogados y firmas en la construcción de prácticas legales modernas, así como en la planificación de la jubilación y la sucesión. 

Julie Bays: Ponga más dólares en tecnología para proteger la empresa

A principios de este año, revisé el Informe de la Encuesta de Tecnología Legal de la ABA de 2021 para poder escribir un informe técnico para la ABA sobre Presupuesto y Planificación . Me concentré principalmente en empresas individuales y pequeñas porque, como dejó en claro la encuesta de ABA, las empresas más pequeñas van detrás de las empresas más grandes con sus presupuestos de tecnología. A continuación, presentamos algunas conclusiones fundamentales.

¡Las pequeñas empresas necesitan gastar más de su presupuesto tecnológico para 2022 en seguridad!

Un problema que es constante todos los años es que las pequeñas empresas no gastan lo suficiente en seguridad. Según la Encuesta de tecnología legal de 2021 , las pequeñas empresas solo planean gastar alrededor del 10% de su presupuesto de tecnología en seguridad. Todos los días escuchamos otra historia de terror sobre una empresa o entidad gubernamental que ha sido atacada con ransomware. Los pequeños bufetes de abogados deben tomar en serio esta amenaza para protegerse a sí mismos y a la información confidencial de sus clientes. Animo a las empresas a que se tomen el tiempo de revisar todos sus protocolos de seguridad.

La mayoría de las veces, el ransomware, el software espía o el malware infecta los sistemas mediante un simple error humano. Por tanto, la mejor forma de que las empresas se protejan es invertir parte de su presupuesto en formación. Si su empresa no tiene la experiencia tecnológica, debe contratar a una fuente externa para hacer esto. Porque, como dejó en claro la encuesta de la ABA, la seguridad de los datos de las pequeñas empresas generalmente la maneja el abogado asignado.

Las empresas también deben invertir en administradores de contraseñas, utilizar productos que transfieran archivos de forma segura y asegurarse de que utilizan la autenticación de dos factores.

Las pequeñas empresas también deben gastar más de su presupuesto tecnológico para 2022 en portales de clientes.

Las pequeñas empresas deben darse cuenta de que muchos clientes prefieren interactuar con ellas de forma electrónica. La forma más rentable y segura de hacerlo es a través de portales de clientes. Buenas noticias: muchas soluciones de gestión de prácticas ahora ofrecen portales de clientes como parte del paquete.

Julie Bays (@juliebays) es la asesora de gestión de prácticas del Colegio de Abogados de Oklahoma. Ella trabaja con el Programa de Asistencia Administrativa de la OBA para brindar asistencia a los abogados en el uso de tecnología y otras herramientas para administrar de manera eficiente sus oficinas y enseña una variedad de clases de Educación Legal Continua. Bays también participa en las iniciativas de Acceso a la Justicia de la OBA, como Oklahoma Free Legal Answers. 

Sharon Nelson y John Simek: Dediquen algunos dólares a la detección y respuesta de endpoints

La ciberseguridad debe ser una prioridad para todos los abogados, sin importar el tamaño de su firma. Los ataques de ransomware se han intensificado a un ritmo alarmante, especialmente desde el comienzo de la pandemia, cuando los abogados trabajaban en sus inseguras redes domésticas. Algunos informes sitúan el crecimiento del ransomware en un 150% o más.

El software antivirus tradicional ya no es suficiente para proteger sus sistemas informáticos de ataques. Sí, aún necesita mantener su inversión en sus aplicaciones antivirus / malware, pero hay otra pieza de protección de seguridad que debe implementar. Las pequeñas empresas deberían invertir en alguna forma de detección y respuesta de puntos finales, o EDR.

Piense en EDR como la próxima generación de antivirus y antimalware.

Es extremadamente eficaz para combatir el ransomware. EDR utiliza técnicas sofisticadas como inteligencia artificial, aprendizaje automático y heurística para determinar qué se considerarían operaciones normales para sus sistemas informáticos. La actividad fuera de lo normal haría que la solución EDR actuara. Podría poner en cuarentena archivos, bloquear la actividad o incluso desconectar automáticamente la computadora de la red.

Algunas soluciones EDR funcionan junto con un SOC (centro de operaciones de seguridad), que agrega un elemento humano. Algunos también tienen la capacidad de retroceder, lo que significa que su sistema informático puede retroceder a un buen estado conocido antes del ataque de ransomware. Esto es invaluable. Las soluciones de EDR son generalmente muy asequibles, incluso para el abogado en solitario. Se recomienda encarecidamente invertir unos dólares de tecnología de 2022 en una solución EDR.

Consejo sobre licencias de Microsoft: las pequeñas empresas no deberían gastar dinero en tecnología para obtener licencias perpetuas de Microsoft Office. Comprar una suscripción a Microsoft 365 es una alternativa mucho mejor. Si compra una licencia perpetua, solo obtiene las funciones que están disponibles en el momento de la venta y el soporte está limitado a solo unos pocos años. El modelo de suscripción le brinda actualizaciones constantes (seguridad y corrección de errores) y cualquier característica y funcionalidad nuevas. No hay duda de que el modelo de suscripción es la vía mejor y más segura.

Sharon D. Nelson  (@SharonNelsonEsq) y  John W. Simek  (@SenseiEnt) son presidente y vicepresidente de  Sensei Enterprises, Inc. , una firma forense digital, tecnología legal y ciberseguridad con sede en Fairfax, Virginia. Han escrito 18 libros publicados. por la ABA, incluidas las “Guías de tecnología legal para empresas pequeñas y solitarias” y “Cifrado simplificado para abogados”. 

Tom Lambotte:  Sea más proactivo al abordar las amenazas a la seguridad

En su artículo de Forbes “Consejos para protegerse contra el aumento del ciberdelito” (13 de septiembre), el autor Jeff Bell dice:

“En 2020, el FBI recibió un número récord de denuncias de delitos cibernéticos en Estados Unidos: 791.790. Esa cifra marca un aumento del 69% desde 2019, lo que resulta en pérdidas totales reportadas de $ 4.2 mil millones. Los tres principales delitos denunciados fueron las estafas de suplantación de identidad, las estafas de impago / falta de entrega y la extorsión “.

Respaldando esa declaración de amenaza inherente está el Informe de tecnología legal de la ABA de 2021 , que encontró que el 25% de los bufetes de abogados que respondieron habían experimentado una violación de seguridad. Esa es una de cuatro, no hay buenas probabilidades. Y, como se mencionó anteriormente, el informe también muestra que, durante el próximo año, las firmas pequeñas e individuales invertirán solo una pequeña parte de su presupuesto de tecnología en seguridad (10% -11%) en comparación con firmas de más de 100 abogados (20 % -36%).

Existe una gran desconexión entre las amenazas percibidas y las acciones tomadas (piense en el presupuesto).

Además de lo básico, como el uso de cifrado de disco completo, autenticación de dos factores y contraseñas seguras, recomiendo usar estas ocho capas de seguridad para mejorar su postura de ciberseguridad:

  1. Capacitación en ciberseguridad
  2. Simulación de phishing
  3. Monitoreo de la web oscura
  4. Establecer políticas de seguridad de TI
  5. Tener protección para los datos del espacio de trabajo de Microsoft 365 y Google
  6. Gestión de contraseñas en equipo
  7. Monitoreo, mantenimiento y parches proactivos para Mac y PC con protección antivirus y web
  8. Una plataforma automatizada de defensa contra el phishing

Esta es la pregunta que quizás se esté haciendo: “¡Oh, genial, más consejos de alguien que identifica un problema sin brindar una solución! ¿Sabes cuánto tiempo libre tengo para dedicar a estas cosas? “

Lo entiendo, y para una transparencia total, soy muy parcial aquí. Desarrollé la primera solución de ciberseguridad llave en mano para empresas individuales y pequeñas. Integra estas capas de seguridad y se creó específicamente para ser asequible y accesible para abogados de firmas pequeñas y individuales.

La verdad es que las firmas individuales y pequeñas deben hacer más cuando se trata de abordar la amenaza de violaciones de seguridad de manera proactiva, pero las soluciones que se promocionan con mayor frecuencia en las publicaciones legales están diseñadas para firmas medianas y grandes, dejando a las firmas individuales y pequeñas por su cuenta.

Tom Lambotte (@GlobalMacIT) es un experto en ciberseguridad que ha estado en la industria del soporte técnico durante más de una década. Fundó BobaGuard en 2019, que ofrece una suite llave en mano para abogados individuales y firmas de abogados pequeñas y medianas que incluyen una suite de seguridad personalizada solo para ellos. También es el fundador y director ejecutivo de GlobalMac IT , un proveedor de servicios gestionados que se especializa en prestar servicios a abogados que utilizan Mac. 

Artículo original en Lawyer Tech Tips: Where Should You Put Technology Dollars in 2022? attorneyatwork.com

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